Arbeitszeugnisse – Chancen und Risiken

Zeugnisse begleiten uns durchs Leben – das beginnt schon in der Schulzeit, und ob wir wollen oder nicht: Wir werden ein Leben lang beurteilt. Leider nicht immer fair oder korrekt. Umso wichtiger ist, dass wir unsere Beurteilungen in Form von Zeugnissen sehr genau darauf überprüfen, ob sie uns später schaden oder nutzen. Daher gibt es von mir heute Tipps und Hinweise, worauf es bei Arbeitszeugnissen ankommt.

Die meisten Menschen wissen nämlich nicht, wie wichtig gute Zeugnisse sind und wie diese überhaupt auszusehen haben – formal und inhaltlich. Noch schlimmer: Vielen – vor allem jungen – Menschen ist die Bedeutung von Zeugnissen für das Arbeitsleben gar nicht bewusst; mit dem Ergebnis, dass sie oft gar nicht auf die Idee kommen, Zeugnisse z.B. bei Beendigung von Praktika zu verlangen, und die Arbeitgeber sind oftmals froh, sich diese Arbeit zu sparen, denn das Ausstellen von Zeugnissen ist auch für die andere Seite nicht immer einfach. Gerade in sehr kleinen Firmen tut man sich oft schwer, weil hier der Verantwortliche einfach nicht so viel Übung wie der Personaler eines großen Mittelständlers hat, der damit tagtäglich befasst ist.

Die rechtliche Situation

  • Jeder hat ein Anrecht auf ein Arbeitszeugnis. Das ergibt sich aus zahlreichen Paragrafen des BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) und des Handelsgesetzbuchs, der Gewerbeordnung, des Berufsbildungsgesetzes und aus Tarifverträgen. Das gilt auch für Mitarbeiter im Öffentlichen Dienst und für Beamte, die ein sogenanntes Dienstzeugnis erhalten. Bei freien Mitarbeitern oder Handelsvertretern ist dieses Recht jedoch eingeschränkt und ergibt sich aus ihrem besonderen Vertragsverhältnis.
  • Gründe für ein Zeugnis sind immer das Ausscheiden des Mitarbeiters, aber auch ein Zwischenzeugnis kann notwendig werden, z.B. beim Wechsel von Arbeitsplatz, Verantwortungsbereich oder Vorgesetztem, bei Unterbrechung (Schwangerschaft, Wahl zum Betriebsrat, Wehrdienst o.ä.) oder bei Kündigungsvorhaben des Mitarbeiters.
  • Das Zeugnis muss der Arbeitgeber oder der Dienstherr (Beamte) ausstellen. In großen Betrieben ist die Personalabteilung dafür zuständig, in kleinen der Inhaber. Das Zeugnis muss zwingend von einem ranghöheren Mitarbeiter unterschrieben werden. Je ranghöher die unterzeichnende Person ist, desto mehr Wertschätzung und Glaubwürdigkeit wird durch das Zeugnis belegt.
  • Das Zeugnis wird mit der tatsächlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig, unabhängig davon, von wem die Kündigung ausgegangen und ob etwas vorgefallen ist. Die Verjährungsfrist ist unterschiedlich bemessen, aber es empfiehlt sich, nicht lange zu warten! Notfalls muss man diesen Anspruch juristisch durchsetzen. Und egal, an welchem Tag man das Zeugnis erhalten hat: Das Datum des Zeugnisses sollte am besten identisch mit dem Datum des Austrittes sein oder zumindest dicht dran liegen!

Grob lassen sich zwei Arten von Arbeitszeugnissen unterscheiden: das einfache und das qualifizierte Zeugnis.

Das einfache Zeugnis enthält folgende Angaben:

  • Persönliche Daten der Person (Vor- und Zuname, Geburtsdatum, akademischer Grad und ggf. Adelsprädikate)
  • Art der Beschäftigung (hier reicht nicht die bloße Berufsbezeichnung, sondern der konkrete Tätigkeitsbereich muss aufgeführt werden)
  • Dauer des Beschäftigungsverhältnisses (hier ist der rechtliche, nicht der tatsächliche Zeitraum zu nennen!)
  • Beendigungsgründe

Dieses Zeugnis ist typisch für wenig qualifizierte oder kurzfristig ausgeübte Tätigkeiten und enthält keinerlei bewertende Aussagen über Leistung und Führung des Mitarbeiters.

Allerdings machen einfache Zeugnisse Arbeitgeber eher misstrauisch, denn Standard ist das qualifizierte Zeugnis. Es ist eine deutlich erweiterte Version des einfachen Zeugnisses und enthält zusätzlich die Beurteilung der Fähigkeiten, die erbrachten Leistungen des Arbeitnehmers, seine Belastbarkeit, seine Initiative und sein Engagement sowie sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern und eventuell Kunden. Formale Standards sind: auf Firmenpapier geschrieben und fehlerlos getippt, Mindestumfang eine Seite, besser anderthalb bis zwei, Unterschrift von einem ranghöheren Mitarbeiter. Das alles gilt selbstverständlich auch für Ausbildungszeugnisse oder Praktikums-/Trainee-Zeugnisse.

Zeugnisinhalte im Einzelnen sind:

  • Überschrift:

Zeugnis/Dienstzeugnis,
Zwischenzeugnis,
Ausbildungszeugnis,
Praktikumszeugnis

  • Einleitung:

Angaben zu Person,
Beruf und Beschäftigungsdauer

  • Tätigkeits- oder Aufgabenbeschreibung:

Tätigkeitsmerkmale,
Kompetenzen oder Verantwortung,
berufliche Entwicklung innerhalb des Unternehmens

  • Leistungsbeurteilung:

Arbeitsbereitschaft,
Arbeitsbefähigung (hierzu gehören Fachkenntnisse, Belastbarkeit und intellektuelle Fähigkeiten),
Arbeitsweise,
Arbeitserfolg (z.B. Arbeitsmenge, Tempo, Qualität),
Fachwissen und Weiterbildungen,
Mitarbeiterführungskompetenz (soweit möglich),
Zufriedenheitsaussage des Arbeitgebers

  • Verhaltensbeurteilung:

Gegenüber Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden und eine zusammenfassende Verhaltensbeurteilung

  • Abschluss:

Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses,
Bedauern,
Zukunftswünsche,
Ausstellungsort, -datum und Unterschrift(en)

Arbeitsrechtlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer kein negatives Zeugnis auszustellen, was zur Folge hat, dass zwar irgendwie alle Formulierungen recht positiv klingen, aber sehr negativ gemeint sein können.

Hierbei ist zum einen die genaue Formulierung und zum anderen das, was nicht erwähnt wurde entscheidend! Nun beherrscht aber auch nicht jeder Chef die Kunst der Codierung oder Dechiffrierung. Nicht selten habe ich mir Zeugnisse meiner Kunden angeschaut, die ein Stirnrunzeln bei mir auslösten und mir stellten sich deutliche Fragen. Wenn ich dann meine Kunden auf etwaige Probleme während des Beschäftigungsverhältnisses ansprach, waren diese ganz überrascht und verneinten stets sehr glaubwürdig.

Pragmatisch wie ich bin, habe ich dann die jeweiligen Passagen überarbeitet und meine Kunden gebeten, bei ihrem alten Arbeitgeber noch mal vorstellig zu werden und um Veränderung des Zeugnisses nach meinen Vorlagen zu bitten. Bei allen hat es funktioniert! Meist haben sich die ehemaligen Arbeitgeber sogar entschuldigt und mit Erleichterung gleich meine Veränderungen eingearbeitet, da sie sich hierdurch eine Menge Arbeit und Gehirnschmalz erspart hatten. In einem Fall lag das Zeugnis bereits schon zwei Jahre zurück und der alte Vorgesetzte war gar nicht mehr im Unternehmen tätig. Dennoch war man sehr freundlich und hilfsbereit gegenüber dem ehemaligen Arbeitnehmer gewesen. Warum auch nicht? Man war ja sehr zufrieden gewesen und wollte diesem auch keine Steine in den Weg legen!

Was können nun solche Fallen sein? Hier nur ein paar Beispiele, die immer mal wieder vorkommen und auch keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben:
– Beispiel Verhalten
Wird im Zeugnis bescheinigt, dass „das Verhalten gegenüber Kollegen und Kunden stets einwandfrei war“, so fehlt hier explizit das Verhalten gegenüber dem Vorgesetzten! Und das legt den Schluss nahe, dass es sich hier um einen unbequemen Zeitgenossen handelt, der entweder ein Problem mit Vorgesetzten hat oder generell Probleme mit anderen. Das gilt natürlich ebenso für das Weglassen der anderen Personenkreise.

– Beispiel Leistungsbeurteilung
Heißt es im Zeugnis „…sie war stets fleißig und ehrlich und erledigte alle ihre Aufgaben…“,haben wir es hier mit einer unpünktlichen Mitarbeiterin zu tun, denn „Ehrlichkeit, Pünktlichkeit und Fleiß“ werden stets im Dreierpack aufgeführt, falls überhaupt noch verwendet. Eigentlich ist das ein bisschen antiquiert, und man kann diese Eigenschaften wesentlich moderner beschreiben. Das ergibt sich oftmals aus den übrigen Lobeshymnen des Zeugnisschreibers.

Oder: „…erledigte alle Aufgaben mit großem Fleiß und Interesse…“ klingt zunächst positiv, heißt aber in Wirklichkeit: Eifer ja, aber kein Erfolg!

Oder: „Herr XY erfüllte seine Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit…“ Das ist eine glatte 6!
Damit eine ordentliche Leistung bescheinigt werden kann, bedarf es hier der Zusätze „stets“ oder „jederzeit“.
„… zu unserer vollen Zufriedenheit…“ ist schon recht gut
und wenn es heißt „… erfüllte seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit…“ dann haben wir es hier mit einem Einser-Zeugnis zu tun, auch wenn diese Formulierung grammatikalisch höchst bedenklich ist.

Hier kommen noch ein paar Hinweise, die ebenfalls nicht zu unterschätzen sind:

  • Die Adresse wird im Zeugnis selbst nicht angegeben, um keine Vorurteile bezüglich der sozialen Herkunft aufkeimen zu lassen. Das ist mittlerweile eine unzulässige Angabe.
  • Bei der Aufzählung der Tätigkeiten ist grundsätzlich das Wichtigste am Anfang zu nennen
  • Der Name des Unterzeichners muss maschinenschriftlich wiederholt werden, zudem müssen Ranghöhe und Kompetenz identifizierbar sein.
  • Tippfehler kommen nicht selten vor. Die sagen zwar nichts über den Beurteilten aus, sondern vor allem über das Unternehmen, aber sie müssen nicht hingenommen werden und berechtigen zur Ausbesserung.
  • Je länger die Tätigkeit im Unternehmen war, umso länger und ausführlicher sollte das Zeugnis sein.
  • Bei den Tätigkeitsbeschreibungen ist eine passive Form eher ungünstig. „Außerdem wurden Frau XY … Aufgabenbereiche anvertraut.“ Besser wäre hier: „Außerdem betreute Frau XY die Bereiche…“ Eine aktive Beschreibung klingt immer positiver!
  • Üblicherweise wird in Zeugnissen die Vergangenheitsform verwendet. Lediglich bei Zwischenzeugnissen und zur Beschreibung zeitkonstanter Leistungsmerkmale wird das Präsens eingesetzt

Es ist übrigens nicht unüblich, dass Arbeitnehmer sich ihr Zeugnis selbst ausstellen. Dagegen ist auch nichts einzuwenden – es spart dem Arbeitgeber Zeit und der Arbeitnehmer bekommt somit ein Zeugnis, das nicht zu beanstanden ist.

Allerdings muss das Zeugnis immer noch der Wahrheit entsprechen. Einen Haken hat die Sache dennoch! Wer sich mehrfach selbst Zeugnisse ausgestellt hat, kann bei potenziellen Arbeitgebern damit „auffliegen“, denn meist lesen sich Zeugnisse auch unterschiedlich, wenn sie von unterschiedlichen Menschen ausgestellt wurden, weil jeder Mensch seine eigene Melodie im Schreiben hat und so die selbstausgestellten Zeugnisse oftmals etwas ähnlich klingen. Ein erfahrener, mit Zeugnissen vertrauter Personaler „riecht den Braten“ sehr schnell. Also nicht übertreiben!

Mit dem Thema Zeugnisse kann man ganze Bücher füllen, und es macht auch Sinn, sich zumindest ein gutes zuzulegen, um für dieses Thema sensibilisiert zu sein. Wer sich das nicht zutraut oder hierzu keine Lust hat, sollte einen Profi draufschauen lassen!

Bildnachweis: © Jeanette Dietl – Fotolia.com

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