Was Ausmisten und Aufräumen bewirken – Teil 2

Im ersten Teil zum Thema Aufräumen habe ich Ihnen erläutert, wie Sie für Ordnung im Haus und vor allem im Kleiderschrank sorgen. Nun geht es daran, das Ausmisten und Aufräumen in Ihrem Job umzusetzen, denn um Ihre beruflichen und persönlichen Ziele zu erreichen, benötigen Sie Effizienz und Effektivität.

Wenn Sie das Ausmisten und Aufräumen in Ihren eigenen vier Wänden umgesetzt haben, werden Sie merken, wie gut sich das anfühlt und wie viel Zeit Sie gewonnen haben. Dieses Gefühl tragen wir nun weiter in Ihren beruflichen Alltag. Wie gesagt: Um Ihre beruflichen und persönlichen Ziele zu erreichen brauchen Sie Effizienz und Effektivität.

Effizienz und Effektivität sind nicht das gleiche und werden oft verwechselt oder durcheinander gebracht.

Effektivität bedeutet, die Dinge zu tun, die uns näher zu unseren Zielen bringen (das sind vor allem die Big Five for Life, auf die ich in einem früheren Artikel eingegangen bin), Effizienz hingegen bedeutet, eine Aufgabe so ökonomisch wie möglich zu bewältigen. Bedauerlicherweise wird in unserer Gesellschaft und im Arbeitsleben vor allem Wert auf Effizienz gelegt.

Wenn Sie sich ein ausgeklügeltes Ordnungssystem ausgedacht haben, um alle 200 E-Mails pro Tag zu checken und die geistigen Blähungen anderer zu bearbeiten, so sind Sie zwar effizient, aber nicht effektiv.

Etwas Unwichtiges wird auch nicht dadurch zu etwas Wichtigem, nur weil man es gut erledigt. Und die Tatsache, dass eine Aufgabe viel Zeit in Anspruch nimmt, macht sie nicht dadurch wichtig.

Die Japaner haben nach dem Zweiten Weltkrieg, als ihre Wirtschaft komplett am Boden lag, ein System implementiert, um möglichst schnell wieder produktiv zu arbeiten. Dieses System nennt sich Kaizen. Das japanische Kai kommt von Veränderung, Zen steht für zum Besseren. Ich arbeitete vor längerer Zeit in einer Unternehmensberatung, in der Kaizen umgesetzt wurde; das hat mich sehr geprägt.

Innerhalb von Kaizen gibt es die sogenannten 5S 

Seiri
Ordnung schaffen: Entfernen Sie alles nicht Notwendige aus Ihrem Arbeitsbereich.

Seiton
Ordnungsliebe: Ordnen Sie die Dinge und bewahren Sie sie an ihrem richtigen Platz auf.

Seiso
Sauberkeit: Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber.

Seiketsu
Persönlicher Ordnungssinn: Machen Sie 5S durch Festlegen von Standards zur Gewohnheit.

Shitsuke
Disziplin: Machen Sie Sauberkeit und Ordnung zu Ihrem persönlichen Anliegen.

Und so geht’s in der Praxis:

Seiri – Alles, was Sie für die Arbeit an Ihrem Platz nicht benötigen, sortieren Sie aus.

Das, was Sie täglich brauchen, verstauen Sie in unmittelbarer Nähe des Schreibtisches, also in den Schubladen oder Regalen. Dazu gehören Arbeitsutensilien wie Stifte, Locher, Taschenrechner genauso wie die Unterlagen der Projekte, die Sie derzeit bearbeiten.

Alle anderen Dinge bekommen einen festen Platz in Ihrem Büro. Was Sie häufiger benötigen, wird dabei näher an den Arbeitsplatz sortiert, was Sie weniger oft benötigen, findet einen Platz weiter weg. Auf diese Weise minimieren Sie Wegzeiten.

Seiton – Alles hat seinen Platz – jeder Ordner, jedes Kabel, jeder Stift, jeder Taschenrechner.

So wie Sie Ihr Bett haben, um sich auszuruhen, hat jedes Ding seinen festen Platz, wenn es nicht benötigt wird. Und dort ist es ohne Ausnahme zu finden. Sowohl der, der sucht als auch die Personen, die gestört werden, sparen sich Zeit und Frust, wenn immer klar ist, wo sich die Dinge befinden.

Seiso – Es sollte eine feste Gewohnheit werden (wie das abendliche Zähneputzen), am Ende eines Arbeitstages Ihren Schreibtisch aufzuräumen und das Büro sauber zu hinterlassen.

Wenn Ihnen auffällt, dass etwas defekt ist, wechseln Sie es aus oder hinterlassen Sie beim Verantwortlichen eine Nachricht, dass für Ersatz und Erledigung gesorgt werden kann.

In meiner letzten Festanstellung gab es die Regelung, dass alle Schreibtische am Abend abgeräumt werden. Das einzige, was sich dort befinden durfte, war das Telefon. Und jeder, der sich nicht daran hielt, handelte sich höchstpersönlich vom Vorstand Ärger ein. Man mag das kleinlich finden, aber es ist ein positiveres Gefühl, morgens in ein aufgeräumtes Büro zu gehen, als wenn Sie gleich vom Saustall des Vortages empfangen werden.

Seiketsu – Standardisieren Sie Ihre Beschriftungen und Vorgänge und arbeiten Sie mit einheitlichen Kennzeichnungen bei der Ordnerbeschriftung.

Ich persönlich finde es grauenhaft, auf Ordnerwände zu schauen, bei denen auf dem Ordner-Rücken unterschiedliche Mitarbeiter in ihrer jeweiligen Klaue etwas darauf geschmiert haben. Waren Sie mal im Finanzamt? Es ist deprimierend, so etwas zu sehen und das nicht nur, weil man weiß, dass die Fiskalritter unsere sauer verdiente Kohle wollen. Es sieht schrecklich aus und macht eine furchtbare Energie. Und das macht etwas mit den Menschen, die dieser Energie ausgesetzt sind, denn es ist eine lieblose Energie.

Shitsuke – Um Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten zu können, ist Disziplin erforderlich.

Aber Shitsuke geht noch darüber hinaus und fordert Selbstdisziplin und ständige Verbesserung (Kaizen). Es geht nicht darum, etwas festzuhalten, sondern es geht darum, Ziele zu erreichen. Und wenn das mit einer anderen Methode besser geht, dann darf oder sollte man das auch verändern.

In Deutschland ist die 5S-Methode auch als 5A-Methode bekannt geworden. Die 5 As stehen für:

  • Aussortieren unnötiger Dinge
  • Aufräumen nach Plan
  • Arbeitsplatz sauber halten
  • Anordnungen zur Regel machen
  • Alle Punkte einhalten und ständig verbessern

Wenn Sie diese Punkte umgesetzt haben, sparen Sie sich Wege- und Suchzeiten, Sie erleichtern die Arbeit mit den Kollegen und falls das in Ihrem Unternehmen noch nicht umgesetzt wird, können Sie als Vorbild voran gehen bzw. für die Geschäftsführung Berechnungen anstellen, wie viel Zeit eingespart wird und wie sehr die Produktivität steigt, wenn die 5S flächendeckend umgesetzt werden.

Sie können es auch nur für sich umsetzen, um Ihre gewonnene Zeit produktiver einzusetzen. Ich zeige Ihnen nun, wie Sie das machen.

Es gibt einen Mann, dem ich tagtäglich begegne, obwohl er 1923 verstorben ist: Vilfredo Federico (eigentlich Wilfried Fritz) Pareto – ein italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe. Das von und nach ihm benannte Pareto-Prinzip besagt, dass (Zitat aus Wikipedia) „80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden.“ Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit. Es besagt ebenso, dass sich viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von ca. 20 Prozent erledigen lassen, sodass 80 Prozent aller Probleme gelöst werden.

Dieses Pareto-Prinzip kann man meines Erachtens auch auf andere Bereiche übertragen. So behaupte ich, dass durch alle Berufe hinweg 20 Prozent der arbeitenden Bevölkerung Herausragendes leisten, während die restlichen 80 Prozent nur mittelmäßige Arbeit machen. Egal, ob es sich um Ärzte, Anwälte, Wirtschaftler, Vertriebler, Kreative oder Lehrer handelt – Sie können das überall beobachten.

Es geht also bei der Effektivität darum, dass Sie die 80 Prozent Ihrer Tätigkeiten, die nur zu 20 Prozent Erfolg führen, ausfindig machen und diese eliminieren. Und dann kümmern Sie sich so richtig um die restlichen 20 Prozent.

Als Vertriebler werden Sie feststellen, dass Sie einen Haufen Arbeit mit Kunden haben, die ständig nörgeln und Ihnen viel Arbeit machen, aber die eher wenig bestellen, und vermutlich müssen Sie ihnen auch noch hinterherlaufen. Entweder schmeißen Sie diese Kunden raus oder aber Sie kümmern sich nicht mehr um diese, sondern um diejenigen, die ohne große Scherereien bei Ihnen die großen Mengen bestellen. Um die kümmern Sie sich jedoch intensiv und machen Sie zu echten Partnern.

Im Marketing sollten Sie nachforschen, welche Werbemaßnahmen 80 Prozent oder mehr aller Bestellungen ausmachen, dann bestimmen Sie die Gemeinsamkeiten, verstärken hier Ihre Anstrengungen und lassen den ganzen anderen Unsinn sein. Ihre Werbekosten werden nicht nur um 50 bis 80 Prozent sinken, sondern Ihre Einnahmen werden gleichzeitig steigen.

Und wenn Sie in anderen Bereichen tätig sind, bedenken Sie immer, dass sehr viele Ihrer Tätigkeiten nichts bewirken. Sie sind lediglich geschäftig, aber nicht erfolgreich. Geschäftigkeit ist eine Form von Faulheit, nämlich der Faulheit des Denkens mit der Folge des wahllosen Handelns. Sie schlagen letztlich Ihre bezahlte Zeit tot ohne wirklich produktiv zu sein.

Es wird ein bisschen Zeit in Anspruch nehmen, all diese Dinge umzusetzen und das Notwendige herauszufiltern, aber lassen Sie sich nicht entmutigen. Der ganze Prozess sollte nicht länger als ein bis zwei Monate dauern. Danach beginnt ein neues Gefühl der Freiheit.

Was Sie mit Ihrer frei gewordenen Zeit anfangen, werde ich in einem späteren Artikel erläutern. Sie benötigen ohnehin eine Weile, um das hier Beschriebene umzusetzen. Letztlich geht es darum, mehr freie Zeit für die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Leben zu schaffen, völlig egal, ob Sie als Unternehmer mehr Gewinne erzielen oder als Angestellter Ihren Chef überzeugen wollen, dass Sie im Homeoffice wesentlich produktiver arbeiten als Ihre Kollegen im Betrieb (bei weniger Arbeitszeit, was Sie natürlich niemandem verraten). 🙂

 

Bildnachweis: NRThaele – pixabay.com

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